På vilka sätt kan digitalisering av HR bidra med nytta till er organisation? Och vad är största nyttan med HR-system egentligen?

Digitaliseringen är idag oundviklig, inte minst då marknaden blir allt mer dynamisk och konkurrensen ständigt växer. För att inte halka efter kräver det att organisationer digitaliserar sina processer. Digitala processer ger din organisation verktyg att fatta välgrundade och snabba beslut baserat på data.

En funktion som tenderar att bortprioriteras är HR. Anledningen till det kan vara att HR, tyvärr, ofta ses som en administrativ stödfunktion. Men genom att inkludera HR som en strategisk resurs i er organisation hittar ni bättre sätt att skapa värde för era anställda. Förutom att ni får en bättre struktur på er personaldata, sparar HR även värdefull tid genom att minska manuellt administrativt arbete.

Behöver du stöd i hur du väljer HR-system? Ta hjäp av Planfish Guide till köp av HR-system.

Ytterligare en positiv aspekt med att låta HR bli en strategisk affärspartner är att ni positionerar er som en attraktiv arbetsgivare på marknaden. Kandidater kollar upp potentiella arbetsgivare innan de söker jobb. Dagens generation av talanger förväntar sig att få hjälp med administrativt arbete och kunna få direkt access till viktig information. För att möta dessa förväntningar ligger det ett stort ansvar på digitala processer. För att framgångsrikt ta fram dessa processer, behöver HR stöttning. Det främsta digitala verktyget för HR är, kanske inte förvånande, ett HR-system.

Nedan listar vi topp 3 nyttan med ett HR system som bidrar till framgång för er organisation!

Nyttan med HR-system

1. Automatisera standardiserade processer 

Olika typer av administrativa arbetsuppgifter, såsom, att hålla personalakter uppdaterade, skapa frånvarorapporter, sammanställa semesterscheman, är väsentliga uppgifter för alla organisationer men tar tid att utföra. Genom att implementera ett system som automatiserar dessa processer, frigör ni tid som istället kan fokuseras på andra värdeskapande aktiviteter.

2. Hjälp till självhjälp 

Med ett system där information som rör medarbetarnas anställning, bolagets processer samt projekt finns lättillgänglig ger det era anställda kontroll över sin egen arbetssituation. Den anställde kan då själv överblicka information om sin anställning och korrigera eventuella felaktiga uppgifter. De kan även skicka in ansökningar, såsom frånvaro, och registrera information som exempelvis kompetenser eller närmst anhörig. Vem har bättre koll på när en medarbetare flyttar än den själv?

När medarbetare själva kan hantera sin persondata minskar risken för att informationen är felaktig. Det frigör även tid för HR då de inte behöver spendera tid på att uppdatera informationen.

Enligt undersökning från LinkedIn är att uppdatera information om anställda 1 av 7 produktivitetsdödare som HR måste hantera varje dag.

Vill du läsa mer om HR får rätt verktyg att öka deras produktivitet? Ta del av artikeln ”Top 7 HR Productivity Killers and What to Do About Them”.

3. All data i samma system 

Genom att samla all data, som innan kanske fanns utspridd i olika system och mappar i organisationen, får ni både bättre översikt och ökad kontroll. En lätt översikt av datan i organisation bidrar till att viktiga beslut fattas på tillförlitlig data och minskar även ofta ledtiden för beslutsfattande. Ökad kontroll skapar trygghet, både för anställda och ansvariga i organisationen. Då datan finns samlad på ett och samma ställe kan ni skapa processer för hur ni hanterar information i enlighet med GDPR. Med ett system kan ni säkerställa att information inte hamnar på villovägar och att information som inte är nödvändig rensas bort.