Digitalisering är inte längre ett trendande begrepp inom affärsvärlden; det är en naturlig del av många verksamheter och ett måste för att inte halka efter i utvecklingen. För att digitaliseringsarbetet ska bli lyckat så listar vi här några tips som kan vara bra att ha med sig
Insikt om digitaliseringens betydelse
Digitaliseringen i sig leder inte till ökade intäkter, men den kan leda till förändringar i strategier och strukturer i verksamheten som i sin tur kan leda till bättre lönsamhet. Framförallt är det viktigt att inte vänta. Innan ni vet ordet av kan ett bolag som är helt baserat på digitala processer dyka upp på marknaden, och då ligger ni direkt ett steg efter om ni inte har digitaliserat era processer än. Tydliga exempel är Uber och Spotify. De har kanske inte skapat nya branscher, men de har på alla sett förändrat hur konsumtionen inom respektive bransch går till. Ett viktigt steg är därför att förstå fördelarna med att digitalisera, och att denna insikt sedan genomsyrar hela verksamheten. Några av fördelarna med att digitalisera är:
Bättre kundupplevelse
Era kunder är också ute efter digitaliserade processer och att hitta produkter och lösningar som kan effektivisera deras arbete. Kunder förväntar sig att på ett snabbt och bekvämt sätt kunna göra affärer, och det är här det blir viktigt att passa in. Genom att digitalisera era processer kan ni stötta kunder som också är ute efter att digitalisera sina verksamheter.
Bättre databaserade beslut
Med hjälp av digitaliserade processer och realtidsdata blir det enklare att hålla koll på verksamhetens aktiviteter och att snabbt sätta in åtgärder om så skulle behövas.
Internt samarbete
Digitalisering kan låta stort och skrämmande, men det har fördelar även för er internt. Digitaliserade processer fungerar även som ett verktyg internt som underlättar samarbete och som gör det enklare att nå de gemensamma målen.
Se över nuvarande processer
När digitaliseringsarbetet ska inledas så är det viktigt att ha koll på företagets alla processer; även de som inte finns helt dokumenterade. Det är nämligen lätt hänt att processer inte har blivit dokumenterade i sin helhet, eller att dokumentation finns som inte längre är aktuell. För att lyckas med digitaliseringsarbetet är det därför viktigt att se över detta, och att kartlägga hur digitalisering kommer påverka varje process.
Se över beslutsfattandestrukturer
Att digitalisera kan på många sätt innebära att affärsmodellen ritas om. Det blir därmed viktigt att säkerställa att gamla metoder för att fatta beslut inte står i vägen för de digitala innovationer som nu behöver ta plats i verksamheten.
Identifiera en process som ni vill börja med
Att digitalisera allt på en gång är sällan en bra idé. Börja istället med att digitalisera en process, utvärdera, och gå sedan vidare till nästa. Här kan det vara bra att börja med en process som inte är allt för komplex och som går enkelt att digitalisera. Det är nämligen inte alltid den mest komplexa processen som är bäst eller viktigast att börja med. Istället kan det vara en god idé att digitalisera en process som sedan gör det enklare att börja digitalisera andra processer. Ett exempel är pappersarbete, där ni kan konvertera fysiska dokument till digitala, så som fakturor och avtal. Med hjälp av detta kan ni, på ett automatiserat sätt, generera rapporter och få bättre underlag för beslutsfattande.
Var inte heller rädd för att misslyckas. Inget digitaliseringsprojekt kommer löpa helt utan komplikationer. Hitta istället sätt att utvärdera och att dra lärdomar inför kommande digitaliseringsprojekt.
Förbered era anställda
Förändring i alla dess former tas emot på olika sätt; vissa anställda tycker att det är roligt och spännande med förändring, medan andra blir nervösa och oroliga. Det är viktigt att ha respekt för olika inställningar till förändring, och att hitta sätt att visa nyttan och värdet av digitalisering som gör att alla anställda kan se vikten av det. Det innebär att ett stort hinder för digitaliseringsarbetet är att få de anställda att inse vikten av att genomföra förändringen. Läs mer om att genomföra förändringsarbete här
Inled arbetet med er digitala resa
Nu har det blivit dags att dra igång digitaliseringsarbetet! Identifiera den process ni ska digitalisera, kartlägg förutsättningar och de risker som kan uppstå. Gör sedan en plan på kostnader för projektet, personal, utrustning osv. För att kunna digitalisera fler processer är det viktigt att efter varje digitaliseringsprojekt utvärdera både utförandet och resultatet, för att sedan kunna ta arbetet vidare till nästa process.
Er bransch kanske inte har en Uber eller en Spotify än. Men, det kan hända när som helst, och då gäller det att vara förberedd.
