Att hålla i effektiva möten är en konst. Om mötet hanteras rätt kan det bli en plats för diskussion, inspiration och kreativitet. Ofta är möten ett av få tillfällen då hela organisationer eller team ses för att prata och fatta beslut. Något som inte minst gäller i organisationer som arbetar mycket i projektform, och där projektteamen kan bestå av medarbetare från flera olika delar av organisationen. Det här gör det ännu viktigare att möten faktiskt är strukturerade och att de levererar något. Annars kan mötet istället medföra stress, irritation och brist på motivation. 

Att hålla möten under den rådande situationen som vi befinner oss i blir dessutom ännu mer utmanande, av fler anledningar. Tekniska aspekter kan krångla som gör det svårt att hålla en samlad diskussion. Samtidigt är det svårt att hålla uppe motivationen i övrigt när en stor del av arbetet sker på hemmaplan, vilket gör att möten antingen kan stärka team-känslan och skapa upplyftande avbrott i det dagliga arbetet, eller skapa ännu mer stress.

Här nedan listar vi några tips på hur du kan göra era möten ännu mer givande och effektiva!   

Vill du ha ännu mer inspiration om ledarskap och projekthantering? Besök  Project Management Podcast! 

 

Time Management

Ha ett tydligt syfte

Genom att i förtid informera om vad som ska diskuteras under mötet skapas redan från början en tydligare struktur. När det finns ett tydligt mål med mötet så blir det dessutom lättare att som mötesledare hantera samtalen, då alla i rummet vet i vilket riktning mötet ska komma. Forskning visar att just detta är ett problem som ledare tenderar att ha; att mötet inte har ett syfte. Det är dessutom viktigt att avgöra om det är nödvändigt att ha ett möte? Om kostnaderna som följer med mötet inte går att motivera, kanske ett möte inte behöver hållas. Går det att leverera informationen på ett annat sätt, eller genom en annan mindre form av möte?

Skicka ut agendan

Ett sätt för att få ut så mycket som möjligt med mötet är att i förväg skicka ut agendan. De anställda får då möjlighet att förbereda sig, vilket ger en mer givande diskussion och du får mer effektiva möten. 

Håll tiden

Att hålla tiden under ett möte är otroligt viktigt. En anställd som vet i förväg att ett visst team-möte alltid drar ut på tiden kommer känna sig stressad redan innan mötet har dragit igång, och kommer antagligen ha svårare att bidra till diskussionen. Detta kommer i sin tur leda till sämre motivation, då den anställde känner att dennes tids inte respekteras. Det är även viktigt att starta mötet i tid, kanske till och med även om inte alla har kommit dit än. Att starta för sent sätter en standard som säger att det är ok att inte vara i tid, vilket kan uppfattas som irriterande för de som faktiskt är i tid.

Möten är ett område som ofta kan ses som en tidstjuv, om de inte är förankrade. Tidstjuvar är ett av de stora problemområden som finns bland HR-personer, vill du veta mer om tidstjuvar inom HR och hur du undviker dem? Läs mer om Tidstjuvar, och hur du undviker dem här.

Involvera rätt personer

Att endast ha med de personer som berörs av det som står på agendan är också viktigt att ha i åtanke. Att ta in personer som inte har något att tillföra skulle kunna leda till att denna blir stressad och känner att tiden kunde lagts på något där det faktiskt går att göra skillnad. En utmaning för projektledaren ligger i att alla dessutom har olika förväntningar när det gäller möten; vissa tycker om längre diskussioner som kanske svävar iväg från ämnet lite, medan andra föredrar kortare möten som går rakt på sak. Detta förtydligar ännu mer vikten av att ha en gemensam vision, så att alla vet vad syftet med mötet är.

Skapa en effektiv digital miljö

Se till att alla de som ska delta i mötet har bra internetuppkoppling, för att undvika onödiga störningar. För att göra mötet mer levande kan ni uppmuntra varandra att ha på kameran på dator; det gör det dessutom enklare att se varandras reaktioner, något som gör det enklare att föra diskussioner och att fatta beslut.

Återkoppla

Att utvärdera och återkoppla är minst lika viktigt som själva mötet, för att alla ska veta vad som kommer ske till nästa möte.